Wartungsplanung und Instandhaltungsmanagement: zentrale Aufgaben für Betreiber

Die vielen Fristen, Vorschriften und Richtlinien rund um die Gebäudetechnik im Blick zu halten ist schwer. Eine gute Wartungsplanung macht es Ihnen viel einfacher

Wenn im frostigen Winter die Heizung ausfällt, sich im August die Klimaanlage nicht mehr rührt oder Menschen vom Trinkwasser krank werden – dann wird erst deutlich, dass eine rundlaufende Gebäudetechnik alles andere als selbstverständlich ist: Man muss sich regelmäßig um rechtssicheres Instandhaltungsmanagement und die Betreiberpflichten kümmern – mit guter Wartungsplanung und Wartungsorganisation. Für Sie als Betreiber ist es doppelt wichtig, die Gebäudetechnik gut zu warten: sowohl für die Sicherheit und das Wohlbefinden aller Gebäudenutzer als auch zum Schutz vor Klagen und Schadensersatzforderungen. Denn wenn Ihre Gebäudetechnik Menschen krank macht oder verletzt, weil Sie die Prüfpflichten vernachlässigt haben, haften Sie. Das wird teuer!

Aber mithilfe professionellen Instandhaltungsmanagements, durchdachter Wartungsplanung und Wartungsorganisation genießen Sie jederzeit das entspannte Gefühl, Ihre Prüfpflichten vorbildlich zu erfüllen – und erhalten außerdem den Wert Ihres Gebäudes.

Erfahren Sie hier alles, was Sie über Instandhaltung und Wartungsplanung wissen müssen.

Technische Defekte, Verschleiß und falsche Bedienung machen Ihrer Gebäudetechnik Tag für Tag zu schaffen. Halten Sie dagegen! Prüfung, Wartung und Instandhaltung sind unabdingbar. Sonst werden Aufzüge, Heizungen und Klimaanlagen früher oder später ausfallen und verunreinigtes Trinkwasser, Keime in der Raumluft und defekte Brandschutzanlagen womöglich zu einer Gefahr für Leib und Leben.

Ein guter Wartungsplan verringert signifikant das Risiko, dass die Technik Sie im Stich lässt, denn Sie erkennen ja Defekte und Störungen vorher. Die wenigen Probleme, die dann noch auftreten, werden dank guten Instandhaltungsmanagements schnell behoben.

Ein Wartungsplan fasst all Ihre Pflichten und Fristen zusammen und ist die Grundlage für Ihr Gebäudemanagement und Ihre Instandhaltungsaufgaben. Statt eines verwirrenden Wusts verschiedener Fristen, vieler Geräte und Anlagen haben Sie einen einzigen übersichtlichen Plan. Er ist der Dreh- und Angelpunkt des Instandhaltungsmanagements. Sie und Ihre Mitarbeiter sehen jederzeit auf einen Blick, was wann zu tun ist.

Viele Gebäudebetreiber benutzen für die Wartungsplanung eine Software, die auch der Dokumentation der Tätigkeiten dient und Kennzahlen berechnet. Andere häufig benutzte Begriffe für Wartungsplan sind Serviceplan oder Jahresplan für die Instandhaltung.

In einem Wartungsplan dürfen keine Anlage und kein Gerät der Gebäudetechnik fehlen. Fassen Sie hier die rechtlich vorgeschriebenen, sogenannten Muss-Prüfungen zusammen, um rechtssicheres Instandhaltungsmanagement zu gewährleisten. Nehmen Sie aber am besten auch Kann-Prüfungen in den Wartungsplan auf, um kostspielige Ausfälle und Reparaturen zu verhindern. So können Sie ganz mühelos fristgerecht die Gebäudetechnik warten.

In der Praxis kommt es leicht zu Missverständnissen, weil die Begriffe Instandhaltung, Instandsetzung, Inspektion, Wartung und Verbesserung nicht immer eindeutig und richtig benutzt werden. Deswegen eine kurze Klärung:

Die DIN 31051 legt fest: Der Begriff „Instandhaltung“ fasst alle Maßnahmen zur Bewahrung und Wiederherstellung des Soll-Zustands sowie zur Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustands zusammen. Dazu gehören Instandsetzung, Inspektion, Wartung und Verbesserung – Begriffe, die wiederum verwirrend sind und deswegen in der DIN 31051 klar voneinander abgegrenzt werden.

• Die Maßnahmen zur Feststellung des Ist-Zustands werden zusammengefasst „Inspektion“ genannt. Einfacher gesagt: Sie, Ihre Mitarbeiter oder externe Dienstleister überprüfen, ob die Technik funktioniert und weiter funktionieren wird.
• Bei der „Wartung“ der Gebäudetechnik steht die Bewahrung des Soll-Zustands im Fokus, indem die Technik nicht nur überprüft, sondern auch zum Beispiel gereinigt und geschmiert wird.
• Lag bei der Überprüfung etwas im Argen? Dann müssen Sie den Soll-Zustand wiederherstellen, indem Sie Bauteile, häufig Dichtungen, Filter oder Pumpen, reparieren oder sogar austauschen. Das nennt man „Instandsetzung“.
• Jede Technik hat ihre Schwachstellen, an denen es immer wieder klemmt. Finden Sie diese, haben Sie viel gewonnen: Ihre Gebäudetechnik wird zuverlässiger. Alles, was Sie im Management oder direkt an der Technik dafür tun, gehört zur „Verbesserung“ und erhöht die Funktionalität des Gebäudes.

Nach jeder Prüfung füllt der zuständige Mitarbeiter oder externe Dienstleister ein Prüfprotokoll oder Wartungsprotokoll aus und notiert dort, ob die Anlage oder das Gerät in Ordnung sind oder weitere Maßnahmen notwendig werden. Eine Prüfplakette macht den Prüfstatus für jeden sichtbar.

Die Dokumentation ist überaus wichtig, weil Sie im Schadensfall nachweisen müssen, Ihre Betreiberpflichten erfüllt zu haben. § 14 der Betriebssicherheitsverordnung schreibt zur Dokumentation von Prüfungen von Arbeitsmitteln vor: Der Betreiber muss die aufgezeichneten Prüfergebnisse mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahren. Allerdings nicht unbedingt auf Papier. Für die rechtssichere Dokumentation der Wartung reicht es vollkommen, die Prüfberichte elektronisch zu archivieren.

Nur wenn Sie von Missständen wissen, können Sie etwas dagegen tun. Deswegen lohnt sich ein Blick auf die Kennzahlen der Instandhaltung. Dazu gehören zum Beispiel: Anzahl und Ursache der Störungen, durchschnittliche Ausfallzeiten und -kosten, Kosten für Prüfung, Wartung und Reparaturen (inkl. interner Personalkosten) und Ergebnisse von stichprobenartigen Überprüfungen. Mit diesem Wissen können Sie Kosten und Ausfälle minimieren und die Betriebseffizienz verbessern.

Viele Prüftermine kehren regelmäßig wieder und stehen auf Jahre fest, manche verändern sich aber je nach Nutzungsintensität und -dauer. Technische Änderungen machen oft eine zusätzliche Prüfung notwendig. Die Fristen sind entweder in Vorschriften festgelegt oder von den Herstellern als Empfehlung vorgegeben. Ein kurzer Überblick über die wichtigsten Bereiche der Gebäudetechnik:

Der Aufzug macht einen letzten Ruck, dann tut sich gar nichts mehr. Unangenehm! Um solche beklemmenden Situationen oder gar Unfälle zu verhindern, legt die Betriebssicherheitsverordnung für jeden Fahrstuhl fest: eine Prüfung bei Inbetriebnahme und dann jährlich wechselnd eine Hauptprüfung und eine weniger aufwändige Zwischenprüfung. Für Aufzüge in schlechtem Zustand und Außenaufzüge gelten andere Fristen. Alle Prüfungen muss eine zugelassene Überwachungsstelle (ZÜS) erledigen.

Heizen war schon immer ein teurer Posten in Gebäuden und Betrieben. Immerhin können Sie etwas gegen hohe Rechnungen tun: verantwortungsbewusst mit dem Thermostat umgehen und die Heizung regelmäßig warten. Eine gepflegte Heizung arbeitet sparsamer und lebt länger. Mehr zum Thema Energiesparen im Gebäude lesen Sie hier.

Die Energieeinsparverordnung verpflichtet Betreiber zwar, sich um professionelle Wartungen zu kümmern, legt aber keine Fristen fest. Wichtig ist nur: Die Betriebssicherheit muss gewährleistet sein. Wer allerdings keine jährliche Wartung nachweisen kann, hat im Schadensfall vom Hersteller oder der Versicherung keine Zahlungen zu erwarten. Bei größeren Heizanlagen über 50 kW können auch halbjährliche Wartungen sinnvoll sein.

Wer von Keimen in der Luft krank wird, merkt das erst viel zu spät und ist selten der einzige, der in den verseuchten Räumen war. Die Arbeitsstättenverordnung ist daher streng: Sie müssen Ihre RLT-Anlagen gemäß der Richtlinie VDI 6022 überprüfen. Demnach ist schon bei Inbetriebnahme eine Hygiene-Erstinspektion Pflicht. Ab dann müssen RLT-Anlagen mit Luftbefeuchter alle zwei Jahre von Fachpersonal geprüft werden. Wenn Ihre RLT-Anlagen keinen Luftbefeuchter haben, verlängert sich die Frist auf drei Jahre. Mehr über die Hygieneinspektionen lesen Sie hier.

Bei Klimaanlagen ist zusätzlich alle zehn Jahre eine energetische Inspektion fällig. Sie ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern spart Ihnen auch überflüssige Kosten. Hier bekommen Sie ausführliche Informationen dazu.

Ihre Wasserwerke liefern Ihnen ein wichtiges Lebensmittel in Top-Qualität. Aber kommt es auch sauber bei Ihnen an? Für die letzten Meter sind Hausbesitzer und Gebäudebetreiber selbst verantwortlich. Die Wartung und Prüfung der Trinkwasserinstallation gehört auch in den Wartungsplan. Nehmen Sie alle Bauteile regelmäßig in Augenschein und benutzen Sie die Wasserhähne und sonstigen Armaturen möglichst täglich!

Für die einzelnen Bauteile einer Heizung, die zum Teil nur von zugelassenen Installateuren gewartet werden dürfen, gelten verschiedene Fristen:

• Alle sechs Monate: Ionentauscher, Kerzenfilter, Rückspülfilter
• Alle zwölf Monate: Trinkwassererwärmer, Druckminderer, Systemtrenner, Rohrtrenner, Rückflussverhinderer, schwer zugängliche Hauptabsperrarmaturen, Dosiergeräte

Nicht minder wichtig ist die Legionellenprüfung. Laut Trinkwasserverordnung  müssen gewerbliche Trinkwasserinstallationen mit einer Großanlage zur Wassererwärmung alle drei Jahre untersucht werden. Das gilt zum Beispiel für größere Wohngebäude. Für Großanlagen, aus denen Trinkwasser an die Öffentlichkeit abgegeben wird, besteht sogar eine jährliche Untersuchungspflicht.

Kaum ist eine Wartung der Brandschutztüren, -klappen oder Feststellanlagen erledigt, steht bald schon die nächste an. Die Fristen sind sehr kurz. Kein Wunder, da Brandschutz für die Menschen in Gebäuden überlebenswichtig werden kann. Die Fristen im Einzelnen:

• Brandschutztüren müssen alle zwölf Monate von einer befähigten Person gewartet werden.
• Jede Feststelleinrichtung muss einmal im Jahr von einer ausgebildeten Fachkraft mit Kompetenznachweis geprüft werden, zusätzlich zu monatlichen kleineren Prüfungen.
• Brandschutzklappen müssen in der Regel halbjährlich von einer befähigten Person gewartet werden.

Mit einer guten Wartungsplanung stellen Sie sicher, diese Aufgaben rechtzeitig zu erfüllen. Mehr zum wichtigen Thema Brandschutz lesen Sie hier.

Leider gibt es keine klare Definition des Begriffs in Gesetzestexten. In der Richtlinienreihe VDI 3810 wird aber definiert: „Betreiberverantwortung ist die Rechtspflicht zum sicheren Betrieb einer Anlage, einer Gebäudeeinheit, einer sonstigen Gefahrenquelle oder eines Bereichs mit Nutzungsmöglichkeiten für die Öffentlichkeit (Publikumsverkehr).“

Andere wichtige Texte zum Thema sind das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchutzG), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Denn auch Unternehmerpflichten aus dem Arbeitsschutz und die Verkehrssicherungspflicht gehören zur Betreiberverantwortung. Mehr dazu lesen Sie hier.

Sie haben also jede Menge Fristen und Vorschriften zu beachten. Ganz schön unübersichtlich. Aber es hilft nichts: Sie als Betreiber haben die Pflicht, die Menschen im Gebäude vor Gefahren zu schützen. Andernfalls haften Sie. Oder in anderen Worten: Sie haben die Betreiberverantwortung. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Eigentümer, Mieter, Pächter oder Unternehmen des Gebäudes sind. Ihr bestes Hilfsmittel, Ihre Betreiberpflichten zu erfüllen, ist eine gute Wartungsplanung, die alle Pflichten abdeckt.