Betreiberverantwortung – Alles was Sie wissen müssen

Legionellen im Trinkwasser! Eine Katastrophe. Vor allem in Gebäuden, in denen viele Menschen leben oder arbeiten. Vielleicht ist schon jemand krank geworden. Die Frage der Fragen ist jetzt: Wer hat die Betreiberverantwortung für das Gebäude und die technischen Anlagen? Wenn Sie das sind, liegt auch die Betreiberhaftung bei Ihnen. Sollten Sie Ihre Betreiberpflichten vernachlässigt haben, rollt jetzt eine Menge auf Sie zu, bis hin zum Strafprozess. Und das ist nur eins der vielen Beispiele für Betreiberverantwortung.

Die Frage nach der Betreiberverantwortung und der Betreiberhaftung ist zentral. Nicht umsonst findet seit zehn Jahren jährlich die Bundesfachtagung Betreiberverantwortung statt, organisiert von der Zeitschrift „Der Facility Manager“. Aber so wichtig die Betreiberpflichten im Facility Management für Sie als Betreiber sind, so komplex, unübersichtlich und schwer fassbar bleibt das Thema. Auch einige Unternehmerpflichten gegenüber den Mitarbeitern und die Verkehrssicherungspflicht gehören letztlich dazu. Es gibt keine einfache Betreiberverantwortung-Checkliste, die man nur abarbeiten müsste; es existiert noch nicht einmal eine endgültige Definition für Betreiberverantwortung. Die GEFMA Richtlinie 190 zum Beispiel versucht, etwas Licht ins Dunkel zu bringen.

Glücklicherweise kann man die Betreiberverantwortung delegieren. Aber selbst das ist eine nicht ganz einfache Angelegenheit. Gäbe es zum Übertragen der Betreiberverantwortung ein Muster, das Sie einfach übernehmen könnten, wäre vieles einfacher, aber auch dafür ist das Thema zu komplex. Lesen Sie hier in unserem Magazin alle Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die Betreiberverantwortung.

Eine Immobilie oder gebäudetechnische Anlage kann manche Gefahren bergen. Ihr Betreiber hat eine ganze Reihe von Pflichten, um Menschen, Sachwerte und Umwelt vor diesen Gefahren zu schützen. Alle diese Pflichten gehören zur Betreiberverantwortung für Gebäude und technische Anlagen. Das bedeutet: Sie als Betreiber haften, wenn Sie diese Pflichten vorsätzlich oder fahrlässig verletzen. Achtung: Die Gerichte sind im Schadensfall sehr streng und verurteilen Betreiber oft zu Schadenersatz oder Schmerzensgeld.

Der Gesetzgeber hat keine Definition für Betreiberverantwortung festgelegt. Eine knappe Definition liefert die Richtlinienreihe VDI 3810:

„Betreiberverantwortung ist die Rechtspflicht zum sicheren Betrieb einer Anlage, einer Gebäudeeinheit, einer sonstigen Gefahrenquelle oder eines Bereichs mit Nutzungsmöglichkeiten für die Öffentlichkeit (Publikumsverkehr).“

Die VDI 3810 enthält Empfehlungen für den sicheren Betrieb von Immobilien und gebäudetechnischen Anlagen, aber auch zu juristischen, wirtschaftlichen und ökologischen Fragen. Das hilft Ihnen als Betreiber, Ihre Betreiberpflichten zu erkennen und umzusetzen. Wie alle VDI-Richtlinien zielt die VDI 3810 auf die Praxis und wurde vom Verein Deutscher Ingenieure aufgestellt. Eine andere wichtige Hilfe zur Betreiberverantwortung ist die GEFMA Richtlinie 190.

Die Betreiberverantwortung per Checkliste abhaken zu können ist leider nur eine Wunschvorstellung. Das Thema ist so komplex, dass eine vollumfängliche Betreiberverantwortung-Checkliste pauschal für jeden Betreiber nicht möglich ist, auch weil die Aufgaben abhängig von der Ausstattung der Gebäude und technischen Anlagen sind. Auch ein allgemeingültiges Muster zum Übertragen der Betreiberverantwortung existiert nicht.

Betreiberverantwortung einschließlich der damit zusammenhängenden Unternehmerpflichten ist ein weites Feld, das in verschiedenen Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien konkretisiert wird. Wichtig sind vor allem

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchutzG)
• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
• VDI 3810

Die VDI 3810 enthält technische Normen und Vorschriften für den sicheren Betrieb von Gebäuden. Dazu gehören diese Punkte als wichtigste Beispiele für Betreiberverantwortung:

• Trinkwasser-Installationen
• Heizungstechnische Anlagen
• Raumlufttechnische Anlagen
• Gebäudeautomation
• Aufzüge

Die VDI 3810 sollte man als Betreiber kennen, ebenso wie die GEFMA Richtlinie 190 (s. unten).

So mancher Betreiber weiß gar nichts von seiner Verantwortung. Unwissen schützt aber bekanntlich vor Strafe nicht. Zu den Betreibern können gehören:

• Eigentümer,
• Besitzer, also auch Mieter und Pächter,
• Unternehmen, die ein Gebäude oder eine gebäudetechnische Anlage betreiben.

Kurz: unzählige natürliche oder juristische Personen. Betreiben Sie oder Ihre Firma ein Gebäude oder gebäudetechnische Anlagen? Dann gehören auch Sie dazu und haben Pflichten, die Sie nicht vernachlässigen sollten. Wer will schon an schlimmen Unfällen schuld sein und dafür zur Rechenschaft gezogen werden?

Laut Betriebssicherheitsverordnung ist ein Betreiber, „wer die tatsächliche oder rechtliche Möglichkeit hat, die notwendigen Entscheidungen im Hinblick auf die Sicherheit der Anlage zu treffen“. Wichtig sind also nicht die Eigentumsverhältnisse. Sie haben die Verfügungsgewalt vor Ort? Dann sind Sie in der Pflicht!

Die Betreiberverantwortung zu delegieren ist in der Praxis gang und gäbe, zum Beispiel durch einen Facility Management-Vertrag. Aufzüge warten, Raumluftqualität kontrollieren, Brandschutztüren oder Druckanlagen warten: Die meisten Betreiber können das nicht selbst erledigen, sondern beauftragen Dritte. Dabei ist jedoch einiges zu beachten. Der Betreiber muss

• sorgfältig auswählen, an wen er die Betreiberverantwortung delegiert, und sich überzeugen, dass diese Person dafür geeignet ist,
• die übertragenen Betreiberpflichten im Facility Management und die Dokumentation ihrer Erledigung genau definieren,
• die Übertragung der Pflichten dokumentieren,
• dafür sorgen, dass der Empfänger alle Kompetenzen und Mittel für die Erledigung der Betreiberpflichten hat oder sie ihm zur Verfügung stellen,
• den Empfänger einweisen und unterweisen (inkl. Dokumentation),
• ihn laufend überwachen und die Erfüllung der Pflichten kontrollieren. Wichtig: Dieser Punkt kann an nicht an eine dritte Person delegiert werden.

Hält der Betreiber sich nicht an die genannten Bedingungen zur Übertragung der Pflichten, kann ihm juristisch ein sogenanntes Organisationsverschulden vorgeworfen werden. Schlecht, denn dann bleibt die Betreiberhaftung im Schadensfall beim Betreiber. Gehen Sie bei der Übertragung Ihrer Betreiberpflichten sorgfältig vor! Wenn Sie im Schadensfall die korrekte Übertragung der Pflichten sauber nachweisen können, sind Sie auf der sicheren Seite. Aber Vorsicht: Sie müssen die Erledigung der Betreiberpflichten selbst kontrollieren. Ganz aus der Pflicht entlassen sind Sie nie.

Sie können die Betreiberverantwortung sowohl innerhalb des Unternehmens als auch an Außenstehende, zum Beispiel Firmen für Facility Management, übertragen. Die Sorgfalts- und Dokumentationspflicht bei der Delegation gilt in beiden Fällen gleichermaßen. Ein Facility Manager kann wiederum seinerseits – ebenso sorgfältig – die ihm übertragenen Pflichten und damit die Betreiberverantwortung delegieren.

Ob der Betreiber selbst die Pflichten aus der Betreiberverantwortung erfüllt oder sie an eine geeignete Person überträgt: Wer diese Pflichten übernimmt, muss dafür qualifiziert sein und sich durch Weiterbildungen auf dem neuesten Stand halten. Je schneller sich die Gebäudetechnik verändert, umso häufiger müssen Seminare gebucht werden. Wer sein Wissen veralten lässt, ist nicht mehr geeignet, die Betreiberpflichten zu übernehmen, und die Betreiberhaftung bleibt damit beim Betreiber.

Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) will Arbeitnehmer und Dritte vor den Gefahren, die von überwachungsbedürftigen Anlagen ausgehen, schützen. Der wichtigste Punkt: Solche Anlagen müssen in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Hier ist Eigenverantwortung gefragt: Der Betreiber muss selbst nach einer sicherheitstechnischen Bewertung beurteilen, wie groß die Zeitabstände zwischen den Prüfungen sein müssen, und dann diese Prüfungen organisieren.

Betreiberverantwortung erfordert Menschen vor Schäden zu schützen. In diesem Sinne gehört auch die Verkehrssicherungspflicht zur Betreiberverantwortung. Das heißt: Der Betreiber muss Wege, Baustellen und Orte mit Absturzgefahr absichern und Gefahren wie lose Gehwegplatten, Glätte durch Kälte im Winter oder matschiges Laub im Herbst beseitigen. Gerichte orientieren sich dabei an den verkehrsüblichen Schutzmaßnahmen, wie Schneeräumen im Winter.

Unternehmer stehen nach dem Gesetz in der Pflicht: Sie müssen die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten gewährleisten. Prävention ist der Schlüssel zur Erfüllung dieser Pflicht. Dazu gehören unter anderem:

• Die Gefährdungsbeurteilung, eine Bestandsaufnahme aller möglichen Gefahren im Betrieb,
• Betriebsanweisungen, die das richtige Verhalten bei der Nutzung von Arbeitsmitteln, Stoffen oder Verfahren beschreiben. Beispiele: Betriebsanweisungen für Leitern und Tritte https://www.fortbildung-hb.de/magazin/leitfaden-leiternpruefung.html oder für kraftbetätigte Fenster, Türen und Tore.
• Die regelmäßige Unterweisung der Beschäftigten auf Basis der Gefährdungsbeurteilung und der Betriebsanweisungen. Damit wird der Arbeitnehmer mindestens einmal jährlich oder bei Jugendlichen mindestens einmal halbjährlich vor Gefahren gewarnt und zu entsprechendem Verhalten angehalten.

Diese Maßnahmen machen sich bezahlt. Sie ersparen Ihren Mitarbeitern damit Unfälle, Krankheiten und persönliches Leid und der Firma teure Mitarbeiterausfälle, die die Arbeitsabläufe durcheinanderbringen.

Die Unternehmerpflichten ergeben sich aus der Fürsorgepflicht eines Unternehmers gegenüber seinen Mitarbeitern: Er muss Sicherheit, Arbeits- und Gesundheitsschutz seiner Mitarbeiter gewährleisten.

Da der Begriff Betreiberverantwortung nicht eindeutig definiert ist, ist auch die Abgrenzung von den Unternehmerpflichten unscharf. Viele Unternehmerpflichten betreffen Gebäude und Gebäudetechnik. In der Praxis umfasst daher der Begriff Betreiberverantwortung oft auch diese Unternehmerpflichten – und übrigens auch die Verkehrssicherungspflicht.

Das wichtigste Gesetz im Arbeitsschutz ist das 1996 in Kraft getretene Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Sein Ziel: Alle Beschäftigten vor Gesundheits- und Sicherheitsgefährdungen durch ihre Arbeit zu schützen. Es verpflichtet Arbeitgeber zu Gefährdungsbeurteilungen, Schutzmaßnahmen und Unterweisungen der Beschäftigten.

Wichtig ist auch die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), die die Minimalforderungen an Schutz und Sicherheit im Betrieb enthält. Damit sind sowohl Arbeitsstätten in Gebäuden (inklusive Verkehrs- und Fluchtwege, Nebenräume, Lager etc.) als auch im Freien gemeint.

Ein Unternehmer – je nachdem eine natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft – muss seine Pflichten in Sachen Arbeitsschutz erfüllen. Aber welcher Unternehmer hat schon die dazu nötigen Spezialkenntnisse, geschweige denn die nötige Zeit? Gut, dass man die Unternehmerpflichten genauso wie die Betreiberpflichten delegieren kann.

Das Arbeitsschutzgesetz ist ganz klar: „Der Arbeitgeber kann zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen, ihm obliegende Aufgaben nach diesem Gesetz in eigener Verantwortung wahrzunehmen.“ Genauer heißt das: Die Personen müssen das einschlägige Fachwissen und praktische Erfahrung haben und die Aufgaben aller Voraussicht nach sorgfältig erledigen. Das können Führungskräfte im eigenen Betrieb oder externe Dienstleister sein.

Wie bei der Übertragung der Betreiberverantwortung für Gebäude ist der Unternehmer nie völlig aus der Verantwortung entlassen: Er muss kontrollieren: Sind die Pflichten gewissenhaft und ordnungsgemäß erledigt worden?

Die Übertragung der Pflichten muss schriftlich – zum Beispiel in einem Arbeitsvertrag oder in einem Delegationsschreiben – dokumentiert werden. Wichtig ist die Unterschrift des Beauftragten. So haben Sie im Schadensfall einen stichhaltigen Nachweis in der Hand.

Zusammen erreicht man mehr. Die großen Facility Management-Dienstleister und Immobilienbesitzer sind daher Mitglied in der German Facility Management Association, übersetzt Deutscher Verband für Facility Management: zusammen etwa 1000 Mitglieder aus dem ganzen deutschsprachigen Raum und anderen Ländern. Die GEFMA handelt als Interessenvertretung der Branche.

Die GEFMA hat Richtlinien erstellt, die die Arbeit im Facility Management erleichtern, normieren und rechtssicher machen. Zum Beispiel zu den Themen Kostenrechnung und ‑gliederung, Facility Management‑Recht, Aus- und Weiterbildung. Eine wichtige Richtlinie zur Betreiberverantwortung ist die GEFMA 190.

Eine grundlegende Richtlinie der GEFMA erschien 2004: die GEFMA 190 zum Thema Betreiberverantwortung im Facility Management. Anlass war ein Missstand: Kein Gesetz liefert zum Begriff Betreiberverantwortung eine Definition, und Auftraggeber und Auftragnehmer haben oft unterschiedliche Auffassungen, was er genau bedeutet. Umso schlimmer, als in vielen Verträgen zum Facility Management der Begriff benutzt wird und deren Regelungen für die Betreiberhaftung essenziell sind. So wurde die GEFMA Richtlinie 190 geschaffen. Auf der Website der GEFMA gibt es ein GEFMA 190 PDF zum Download.

Der Betrieb eines Gebäudes kann sehr viele Aufgaben umfassen. Behalten Sie den Überblick! Dabei hilft Ihnen ein Objekt- bzw. Betriebshandbuch, in dem alle Aufgaben für Ihre Gebäude gesammelt sind: einschließlich der genau beschriebenen Betreiberpflichten. So haben Sie alles auf einen Blick und versäumen keine Pflicht. Daher empfiehlt die GEFMA 190 für komplexe Gebäude ein solches Handbuch.

Das Gesetz zum Schutz vor schädlichen Umwelteinwirkungen durch Luftverunreinigungen, Geräusche, Erschütterungen und ähnliche Vorgänge – oder kurz Bundesimmissionsschutzgesetz (BImSchG) – soll Mensch, Tier und Umwelt vor schädlichen Immissionen schützen. Ein großer Teil des Gesetzes regelt den anlagenbezogenen Immissionsschutz und macht Vorschriften für die Errichtung und den Betrieb von Industriebetrieben.

Die Anforderungen an genehmigungsbedürftige Anlagen sind hoch: Schädliche Einwirkungen oder Gefahren für die Umgebung und die Allgemeinheit müssen vermieden werden. Deswegen ist der Betreiber zu Schutzmaßnahmen nach dem aktuellen Stand der Technik, zu Abfallvermeidung und Energiesparmaßnahmen verpflichtet.

Alle Anlagen, von denen schädliche Umwelteinwirkungen ausgehen oder die die Allgemeinheit gefährden können, sind genehmigungsbedürftig. Die 4. Verordnung zur Durchführung des Bundesimmissionsschutzgesetzes (4. BImSchV), die auch Verordnung über genehmigungsbedürftige Anlagen genannt wird, zählt viele Anlagentypen auf, die je nach Größe und Immissionen genehmigungspflichtig sind. Zum Beispiel:

• Kraftwerke
• Chemieanlagen
• Anlagen zur Geflügelhaltung
• Anlagen zur Abfalllagerung

Ihre Errichtung muss von einer Behörde genehmigt werden. Sie müssen auch genehmigungskonform betrieben werden.

Welche Behörde für die Genehmigung zuständig ist, unterscheidet sich von Fall zu Fall. Aber immer gilt: Die Genehmigungsverfahren sind sehr aufwändig. Es ist dennoch wichtig, sorgfältig vorzugehen, denn Fehler oder Verzögerungen können sehr teuer sein oder rechtliche Probleme verursachen. Wer gar eine Anlage ohne Genehmigung betreibt, macht sich strafbar und riskiert ihre Stilllegung.

Wenn Sie für Ihre Betreiberverantwortung sensibilisiert sind und Ihre Betreiberpflichten im Facility Management kennen, ist das schon der erste Schritt, der im Grunde wertvoller ist als das Abarbeiten einer Betreiberverantwortung-Checkliste. Mit offenen Augen finden Sie die Gefahrenquellen in Ihrem Gebäude (inklusive Zuwegen) und in den gebäudetechnischen Anlagen.

Zur Betreiberverantwortung gehören im Grunde auch Unternehmerpflichten aus dem Arbeitsschutz und die Verkehrssicherungspflicht. Die wertvollen Hilfen zur Betreiberverantwortung der GEFMA und die einschlägigen Gesetze helfen Ihnen, Ihren Betreiberpflichten selbst nachzukommen oder wirksam die Betreiberverantwortung zu delegieren.